Siamo continuamente sotto pressione, progetti grandi e complessi, clienti che chiedono di più, la concorrenza che non ci consente pause, i fornitori che mancano dell’organizzazione che ci consente di pianificare con precisione, situazioni interne all’azienda in cui ogni giorno c’è un piccolo/grande problema da gestire. Ci si trova così soli alla scrivania a gestire il tutto o comunque essere parte del processo in un qualche punto. A volte invece si è in prima persona a dover gestire un progetto importante. Dobbiamo farlo entro una certa data, così decidiamo di prenderci del tempo per lavorarci su.
Abbiamo presisposto tutto:
telefono spento, porta chiusa, cartelli non disturbare dislocati nei punti critici e siamo pronti per cominciare. Immaginiamo il progetto nella sua totalità, abbiamo già una mezza idea di come risolverlo, ma non appena scendiamo di livello e andiamo a considerare i dettagli, arriva una quantità di pensieri enorme che poco secondi dopo ci blocca totalmente.
Ci ritroviamo in una situazione paradossale, poco prima, guardando da un angolatura generale la soluzione era abbastanza a portata di mano e un secondo dopo ci sono troppe variabili da considerare e la capacità di considerarle tutte è soverchiante. Ma il “bloccarsi” spesso non è legato al fatto che il progetto è troppo grande, ma dal fatto che non sappiamo cosa fare come prima attività. Infatti se da una parte si ha un’idea di dove andare a parare, dall’altra si fa fatica a capire cosa fare per prima.In questo caso è utile “spacchettare” il grande progetto in piccole attività facilmente gestibili.
Facciamo un esempio: dobbiamo prepararci per un incontro con un importante cliente. Ecco come dobbiamo agire:- 60 minuti per rivedere tutte le info rilevanti del cliente, per cercarne di nuove e per fare alcune ricerche sulle persone che incontreremo.
- 60 minuti per discutere la strategia con altri attori coinvolti
- 90 minuti per creare una presentazione efficacie per farlo decidere per la firma
- 60 minuti per rivedere e migliorare la presentazione
- 90 minuti per imparare la presentazione e trovare il modo di coinvolgere il cliente
Ma non è finita
Dopo aver identificato le attività esse vanno messe in agenda. Va trovato un “buco” in cui eseguirle secondo la stima dei tempi. Questa fase ha due utilità:- capire alla fine se il progetto così come pensato è fattibile (potremo renderci conto che abbiamo pianificato un tempo che non abbiamo),
- ci costringe a "prenotare" il tempo per farle.