Siamo continuamente sotto pressione, progetti grandi e complessi, clienti che chiedono di più, la concorrenza che non ci consente pause, i fornitori che mancano dell’organizzazione che ci consente di pianificare con precisione, situazioni interne all’azienda in cui ogni giorno c’è un piccolo/grande problema da gestire. Ci si trova così soli alla scrivania a gestire il tutto o comunque essere parte del processo in un qualche punto. A volte invece si è in prima persona a dover gestire un progetto importante. Dobbiamo farlo entro una certa data, così decidiamo di prenderci del tempo per lavorarci su.

Abbiamo presisposto tutto:

telefono spento, porta chiusa, cartelli non disturbare dislocati nei punti critici e siamo pronti per cominciare. Immaginiamo il progetto nella sua totalità, abbiamo già una mezza idea di come risolverlo, ma non appena scendiamo di livello e andiamo a considerare i dettagli, arriva una quantità di pensieri enorme che poco secondi dopo ci blocca totalmente.

Ci ritroviamo in una situazione paradossale, poco prima, guardando da un angolatura generale la soluzione era abbastanza a portata di mano e un secondo dopo ci sono troppe variabili da considerare e la capacità di considerarle tutte è soverchiante. Ma il “bloccarsi” spesso non è legato al fatto che il progetto è troppo grande, ma dal fatto che non sappiamo cosa fare come prima attività. Infatti se da una parte si ha un’idea di dove andare a parare, dall’altra si fa fatica a capire cosa fare per prima.

In questo caso è utile “spacchettare” il grande progetto in piccole attività facilmente gestibili.

Facciamo un esempio: dobbiamo prepararci per un incontro con un importante cliente. Ecco come dobbiamo agire:

• 60 minuti per rivedere tutte le info rilevanti del cliente, per cercarne di nuove e per fare alcune ricerche sulle persone che incontreremo.
• 60 minuti per discutere la strategia con altri attori coinvolti
• 90 minuti per creare una presentazione efficacie per farlo decidere per la firma
• 60 minuti per rivedere e migliorare la presentazione
• 90 minuti per imparare la presentazione e trovare il modo di coinvolgere il cliente

Quello sopra è lo schema “spacchettato” delle attività da fare per giungere all’ottimale gestione del progetto. Ci consente di dipanare i dubbi iniziali, di avere una strada da seguire, di sbloccarci nei ragionamenti.

Ma non è finita

Dopo aver identificato le attività esse vanno messe in agenda. Va trovato un “buco” in cui eseguirle secondo la stima dei tempi. Questa fase ha due utilità:

• capire alla fine se il progetto così come pensato è fattibile (potremo renderci conto che abbiamo pianificato un tempo che non abbiamo),
• ci costringe a "prenotare" il tempo per farle.

Riassumendo nella gestione di un grande progetto posso utilizzare questa modalità e unirla ad un’altra vista in precedenza vincere l'ansia da prestazione (lavorativa) per sempre. Quindi spacchettare il grande progetto in piccole attività aiuta ad iniziare il lavoro, mentre la tecnica pomodoro aiuta a lavorare con intensità sulle singole attività. Dipende tutto da te, ora lo sai!