Possibile lavorare meno e più efficacemente? Anche se stai pensando che è impossibile, continua a leggere perchè scoprirai 6 semplici strumenti che ti metteranno nella condizione di farlo. Come imprenditore sei costantemente sotto pressione. Le decisioni importanti spettano a te e per quanto hai creato una struttura in cui hai delegato, gli impegni non finiscono mai. La giornata è una non-stop di attività diverse. Anche se esistono diverse modalità di essere imprenditore e di condurre l'azienda, gli impegni sono sempre più di quanto le ore del giorno ti consentano di gestire. A prima vista questo aspetto della vita dell'imprenditore è una parte ineliminabile di questa attività e più o meno tutti hanno imparato a conviverci. Sembra ormai normale lavorare 10 ore al giorno, anche in condizioni di salute non ottimale, per far fronte a tutti gli impegni. Sembra normale e giustificabile sacrificare tempo alla famiglia, ai figli, agli hobbies, per portare avanti i numerosi impegni lavorativi. Ad un'analisi più approfondita però ci si accorge che abbiamo creato attorno a noi un "sistema" poco efficace. Un sistema lavorativo denso di attività di poco conto che sono talmente parte della nostra giornata che ormai non ci facciamo più caso. E per questo non li "vediamo" come ladri di tempo. Così come la tecnologia ci ha portato dentro a questo loop, la stessa tecnologia ci può salvare. Oggi i nemici della nostra concentrazione hanno cambiato nome e cognome. Oggi sono le notifiche (su PC e su smartphone), le email, le ricerche in Internet, ecc ad abbassare la qualità del nostro lavoro, facendoci perdere in continuazione la concentrazione giusta per gestire tutte le attività che abbiamo davanti. Il primo passo per ridare qualità al nostro tempo lavorativo inizia dal rendersi conto di quanto queste innocue attività pervadano il nostro tempo, in seconda battuta bisogna agire. La prima cosa da fare per uscire da questo loop è “ disintossicarsi”, è stabilire delle buone prassi di comportamento. Bisogna, quindi, disattivare le notifiche dal Pc e dallo smartphone, perché queste sono i Triggers che portano alla distrazione. Come seconda cosa, è bene darsi una regola che definisca un tempo massimo e una frequenza massima giornaliera per la lettura delle email. In aggiunta a queste “buone prassi” si possono scaricare alcune app come “ Sanebox” e “ Unroll.me” che ci aiutano a separare le mail importanti da quelle non importanti e a disiscriversi dalle newsletter inutili. Bastano pochi minuti per settare i criteri sulla base dei quali le applicazioni agiscono. “ Unroll.me” ad esempio può essere impostato per ricevere una volta al giorno un riassunto o una raccolta delle mail importanti. “ Freedom” invece aiuta ad evitare di perdersi in ricerche o navigazioni on line mentre si sta eseguendo un compito importante. “ Backdrop” trasforma il video del PC in una schermata bianca, impedendo così di essere distratti da qualsiasi elemento dello schermo, l’unico programma aperto visibile è quello con cui si sta lavorando. Perchè queste applicazioni possono dare una svolta al nostro lavoro? Spesso quando dobbiamo trovare la soluzione ad un problema e la soluzione non arriva oppure quando siamo stanchi per il carico di lavoro, tendiamo a distrarci naturalmente. In quei frangenti, quasi senza accorgersene, si iniziano a controllare le email, a navigare in Internet e controllare i profili social. In men che non si dica 30-60 minuti sono passati. Le applicazioni esposte sopra ci aiutano a non cadere in questa trappola. “ Feedly” e “ Pocket” ci aiutano a raggruppare articoli, video, news, aggiornamenti in un unico posto per essere letti con comodo off line e nel momento desiderato. Potersi dedicare alla lettura delle cose importanti al momento giusto ha due positività: la prima è che non si perde nulla di importante e la seconda è che l’atto di leggere diventa una ricompensa innescando un circolo virtuoso. Un altro suggerimento che proviene dal buon senso e non ha nulla a che vedere con la tecnologia è l’utilizzo di un blocco note sempre a disposizione. Capita a tutti che durante un lavoro, venga in mente un’idea interessante. Per non perdere l’idea e la concentrazione sul compito che si sta eseguendo, scrivere immediatamente l’idea per poi svilupparla in un secondo momento risulta una strategia molto efficiente. L'imprenditore dei nostri tempi è sempre più connesso con la tecnologia, ma non saperla gestire è più pericolo di non utilizzarla.

Quante volte al giorno vieni contattato da venditori, rappresentanti, procacciatori, tecnici commerciali? 

Quante volte vieni interrotto nel tuo lavoro? 

Quante volte dopo aver superato il filtro della segretaria ti trovi ad ascoltare telefonate di questo tipo: “ Buongiorno sig. Rossi, sono Franco Bollo dell’azienda XYZ, la nostra azienda la può aiutare a ridurre il costo delle sue bollette, i nostri prezzi sono sempre i migliori perché la nostra azienda acquista l’energia direttamente dai produttori e la porta a casa sua con delle condizioni pensate appositamente per lei. La nostra organizzazione ci permette di assicurarle un servizio post vendita di alto livello, e quando si presenta un minimo problema lei può contare su un operatore che la segue passo, passo. … Mi farebbe piacere poterla incontrare per illustrarle anche gli altri nostri servizi, sarebbe disponibile …” 

“Buongiorno sig. Rossi, sono Franco Bollo dell’azienda XYZ, la nostra azienda opera nel campo delle informazioni commerciali e possiamo farle conoscere la solvibilità del potenziale cliente prima che lei decida di servirlo. La nostra principale caratteristica risiede nel fatto che facciamo la raccolta dei dati sul campo e quindi anche la minima variazione viene captata per tempo e … oltre a questo abbiamo anche i servizi di recupero credito che la aiutano la dove l’insoluto è già avvenuto. Mi farebbe piacere poterla incontrare per illustrarle anche gli altri nostri servizi, sarebbe disponibile …” 

Non voglio neanche pensare come ci si possa sentire a ricevere telefonate di questo tipo. Una noia mortale ed un enorme perdita di tempo. Questo è un approccio non più adatto ai tempi moderni. 

Ti meriti un approccio diverso e molto più funzionale, quindi il suggerimento è questo: a meno che non sia utile a risolvere i tuoi problemi non perdere tempo. Un approccio che parte bene dall’inizio è personalizzato, contestualizzato, allineato con le necessità del momento. 

Ad esempio: “Buongiorno sig. Rossi, sono Franco Bollo, ho notato dalla pagina internet della sua azienda che in questo momento state ammodernando lo stabilimento perché vi state certificando per la ISO 14001 e per voi l’impatto ambientale e il consumo di energia è un tema molto importante. Le farà piacere sapere che posso aiutarla in questo senso ed ho alcuni suggerimenti da darle. Possiamo vederci …” “Buongiorno sig. Rossi, sono Franco Bollo, ho appreso che state aprendo una nuova filiale a Roma e della vostra volontà di raggiungere nel triennio seguente il 10% del mercato del Lazio. Ho un cliente del suo stesso settore che ha fatto una cosa simile l’anno scorso, mi permetta di inviarle questo Caso Studio così da vedere le strategie messe in atto da questo nostro cliente. La chiamerò i primi gg della prossima settimana per discuterlo insieme.” Questo è il venditore con cui dovresti spendere il tuo tempo, perchè è:

Sei d’accordo?